21世纪档案馆数字化建设已成为必然趋势，也是我们档案工作者迫切需要解决的问题。2000年12月，国家档案局、中央档案馆把“加快档案信息化建设”和“加快现有档案的数字化进程”列入“全国档案事业发展十五计划”之中，明确了在“十五”期间我国档案馆建设将加快步伐，全面推进信息化、数字化和网络化。我们档案工作者要与时俱进，发扬只争朝夕的精神。必须尽快运用高科技手段取代传统的收集、管理和提供利用方式，服务于各方面的需要。

      一、城建档案馆“数字化”的必要性

      作为一个城市建设信息中心的基地，城建档案馆的主要职能是将接收入馆的各种城建档案资料进行分类、整理、分析，加工成各种重要的城建信息以提供给各级决策者及工程技术人员使用。城建档案作为城市规划、建设和管理过程直接形成的真实记录，蕴藏着丰富的信息资源，涉及城市规划、建设和管理的各个专业部门，内容丰富，信息量大。其载体形式主要有文字、图纸、图表、照片、磁盘、光盘及录音、录像等。因此，城建档案馆理应成为“数字城市”中信息采集、存储、管理、传输的中心和基地。

      作为城建档案的存储介质，目前我国大多数城建档案的载体是纸制档案和录音、录像带等。这些传统的纸制档案存储空间大、维护成本高、查阅不便，难以适应数字化时代的飞速发展，随着计算机技术尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件，许多工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中。而录音、录像带作为声像档案的重要组成部分，如何保管和有效利用也是一个值得研究的问题。从构成录音、录像带的档案看，其载体均为磁性物质，该物质容易受外界环境如空气、温度、湿度等的影响而改变，从而影响其寿命。因此，将录音、录像带通过计算机技术转化为数字化电子文件，延长其寿命是声像档案保管利用的最佳途径和必然趋势。

      总之，电子档案文件的存储和归档，方便了利用者，减少了中间环节，也大大方便了网上传输，但同时也对传统的档案管理理论及其方法提出了严峻的挑战。从目前来看，电子档案文件归档的法律性问题也是整个档案界争论最多的话题之一。2000年9月，第十四届国际档案大会第一次全体会议主报告的题目即为“全球范围内电子文件的管理和利用”，引起了各国档案工作者的广泛关注。由此看来，对电子档案文件的研究是每一个档案工作者不容回避的问题，

      二、数字化城建档案馆建设中的关键问题

      在数字化城建档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决一系列的关键问题。第一、电子档案的法律凭证问题，电子文件的法律效力等基础性问题必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题。否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。第二，数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。第三，统一数字化标准格式问题。档案信息共享的前提是标准化与规范化，它包括：档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地城建档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能更有利于信息资源的共享。才能加快城建档案数字化的进程。第四，重视复合性人才的培养。

      三、城建档案馆数字化建设

      数字化城建档案馆是一个数字化的信息系统，与传统的城建档案馆的最大区别就在于它的馆藏是以数字化信息为主，以机读数据库为档案存储中心，以网络化运作实现城建档案信息资源的共建共享。因此城建档案馆数字化显得至关重要。

      （一）、馆藏城建档案资源数字化建设。是数字化城建档案馆建设的核心问题。在实践中，实体城建档案在利用过程中容易受到破坏和损失，对馆藏进行数字化后，就可实现档案保管和利用的分离，利用工作是在城建档案数字信息库平台上进行，又大大提高了档案利用效率。从目前我国各城市馆藏基本上在十万卷左右，小城市也有三、五万卷，信息量是很大的，馆藏中还有相当一部分图纸，而且绝大部分是非标准图纸。因此，馆藏数字化是数字化城建档案馆建设非常重要在实践中有多中方案，实际成果比较显著的是通过专业数据库软件的开发，建立索引，编码，分级，识别等自动化软件系统，加上高速自动进纸扫描仪、OCR字符识别仪、数字仪、广角数字照相机等硬件设备，建立的高速录入建库系统。经过档案工作者对馆藏档案的分类组合，实现档案目录信息的数字化；实现体裁档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音档案等的数字化，构建立档案电子原件库、摄像数据库和多媒体数据库；实现档案专题信息的采集与建库。

      （二）、城建档案信息资源智能化建设

      城建档案信息资源开发利用关系到城建档案经济和社会效益的发挥，是档案工作引起领导重视、政府支持和社会关注的重要途径。主要包括档案检索、档案信息复制和证明、档案信息编辑研究和发布等几个方面。随着科技的进步，城市建设各部门在城市建设、管理中产生的各种各样的档案，不仅包括传统题材的档案，而且有大量的电子文件，如审批过程中的无纸化办公、工程设计的CAD技术、电子图纸的广泛应用等，这部分文件是数码世界里城建档案的新形式，不能按照原有的去整理、保存。同时由于部分城建档案存在于城市建设各个部门相应的档案室，档案的分散性给城市建设档案的查询带来困难，使档案的利用远远没有达到应有的利用效果和社会效用。因此对数字化城建档案资源进一步加工整理、有序组织和智能化整合，根据用户需求，建立数据库，开发出以知识元为单位的档案信息资源产品，增加数字城建档案信息量和知识含量，从而实现知识创新、知识扩散、知识增值，最大限度地满足用户对城建档案信息的需求。

      （三）、城建档案集成化管理建设

      数字化城建档案馆的集成化管理就是建设一个可提供包括数字档案信息资源生产加工在内的全部流程的实时监控、各系统间互相协作的集成化的管理环境。

      作为城市建设管理信息服务平台，数字化城建档案馆实行集成化管理是必然趋势，它集成计算机网络与通讯、数据的远程访问、数据的交换、元数据、3S技术、超链接技术等多种信息技术与手段，将分散于各种载体、不同地理位置的城建档案信息资源以分部方式存储，以网络化的方式互相连接，提供及时的数据交换、数据管理、信息利用，最终实现城建档案信息资源的共建共享。

      21世纪是信息产业主导世纪，逐步实现城建档案馆数字化成为城建档案事业发展的主流，面对新世纪的机遇与挑战，我们只有把握机遇，迎接挑战，加快发展，才能实现档案事业的改革与创新，建立信息产业的档案事业体系，并为建立数字城市的建立打下良好的基础。